Strategi Optimasi Sistem Payroll Perusahaan Skala Kecil

Sistem payroll untuk perusahaan kecil dengan 5 karyawan

Di awal tahun 2022, sebuah startup IT yang baru terbentuk menghubungi Abhitech untuk konsultasi.

Dengan jumlah tim yang relatif kecil, 5-10 orang, mereka tidak ingin terganggu dengan pekerjaan administrasi yang membutuhkan banyak waktu & tenaga khususnya payroll. 

Mereka ingin masalah payroll ini segera teratasi agar tim internal bisa fokus mencapai target bisnis perusahaan. 

Melihat kondisi ini, awalnya Co-founder perusahaan mengambil langkah berlangganan Software Payroll senilai Rp 12.000.000 untuk 5 orang karyawannya. 

Berselang beberapa hari kemudian, co-founder mengajukan refund karena menurutnya biaya software dengan fitur yang terbatas untuk 5 karyawan itu terlalu mahal dibandingkan dengan payroll service (layanan payroll)

Lalu, Fasilitas apa saja yang didapatkan dari Software Payroll senilai Rp 12.000.000 untuk 5 orang karyawan:

  1. Kalkulasi Payroll
  2. Pembayaran Payroll
  3. Laporan Payroll
  4. Payslip

Apakah langkah refund sudah tepat? Lalu sebenarnya apa saja opsi dimiliki oleh perusahaan tersebut? Mari kita bedah!

 

Opsi yang Dimiliki Perusahaan

Perusahaan startup IT yang ingin outsource payroll mereka memiliki dua opsi yang bisa diambil, diantaranya:

  1. Software Payroll
  2. Service Payroll
  3. Service + Software Payroll

 

Software Payroll

HR application service provider/ Software HR menyediakan software dan infrastruktur sebagai layanan. Sederhananya, perusahaan akan mendapat akses ke software  melalui cloud.

Dengan HR software, perusahaan bisa mempertahankan proses HR yang dikerjakan secara in-house dengan bantuan teknologi.

Apakah selalu lebih baik jika dikerjakan secara internal?

Belum tentu, jika memutuskan untuk pakai Software HR, perusahaan harus mempersiapkan tim dan waktu khusus untuk mengoperasikan software tersebut.

Keuntungan: 

  • Proses payroll lebih cepat dibandingkan dengan in-house tanpa software karena membantu tim internal memproses data HR secara otomatis dengan data yang terpusat.

Kekurangan: 

  • Waktu terbuang untuk mengolah data di software karena dioperasikan oleh tim internal. 
  • Customization komponen payroll sangat terbatas. 
  • Tidak mendapat masukkan dari vendor terkait masalah payroll

Service Payroll

Service payroll menyediakan resource ahli untuk mengerjakan payroll perusahaan.

Semuanya, mulai dari input & dokumentasi payroll, customization komponen payroll, dan menangani masalah payroll, 

Jika sebelumnya software hanya menyediakan teknologi, service payroll menyediakan tim khusus untuk menangani tugas administratif di perusahaan Anda.

Keuntungan: 

  • Bisa fokus mengerjakan hal-hal selain administrasi payroll, sehingga manpower resource lebih optimal

Kekurangan: 

  • Proses payroll membutuhkan waktu lebih lama karena tidak didukung teknologi. 
  • Human error mungkin terjadi di beberapa proses.

 

Service + Software Payroll

Service + Software Payroll merupakan perpaduan dari dua opsi sebelumnya. 

Perusahaan akan mendapat payroll expert dan dedicated team untuk permasalahan payroll perusahaan + didukung dengan teknologi. Keunggulan service + software payroll, diantaranya:

  • Perhitungan akurat tanpa human error karena perhitungan dilakukan secara otomatis
  • Fleksibilitas customization komponen payroll seperti: bonus, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap berdasarkan posisi & golongan karyawan, dan lainnya.
  • Tidak ada data yang hilang atau sulit diakses karena penempatan data payroll terpusat
  • Proses payroll menjadi lebih efisien dengan bantuan ahli payroll
  • Tim internal tidak lagi disibukkan dengan administrasi dan masalah payroll karena tersedia tim khusus untuk menanganinya.
  • Selalu compliance dengan peraturan ketenagakerjaan terbaru
  • Payroll dijamin ontrack dan selalu on time

 

Apa Solusi yang Sebaiknya Diambil?

Melihat kebutuhan perusahaan yang ingin fokus mencapai target bisnis, perusahaan pasti tidak ingin terganggu dengan pekerjaan administrasi payroll yang memakan waktu dan minim impact terhadap target bisnis.

Menggunakan Software Payroll tidak menyelesaikan masalah sampai ke akarnya. Tim internal tetap disibukan untuk mengoperasikan software.

Sederhananya, perhitungan 1+1 yang semula dilakukan secara manual di kertas kini dihitung menggunakan bantuan kalkulator.

Membantu tapi tidak menyelesaikan.

Tim internal perlu melakukan input angka untuk dihitung oleh kalkulator. Manusia – software – manusia.

Belum lagi banyak biaya yang tersembunyi. 

Biaya yang terlihat hanya subscription & lisensi. Dibaliknya terdapat berbagai biaya tersembunyi seperti:

  • Down Time
  • Training
  • Change Management
  • Server/Hardware
  • Installation & Configuration
  • License Maintenance Fee

Solusi yang sebaiknya diambil oleh perusahaan adalah Service + Software Payroll yang terdiri dari layanan yang didukung oleh teknologi payroll.

Semua proses dikerjakan oleh payroll expert dari pihak ketiga yang didukung oleh teknologi terkini.

Yes, tinggal terima beres!

 

Payroll Service Vs Software Payroll

Apakah keunggulan Payroll Service hanya terletak di biaya dan tim saja?

Tentu tidak, salah satu keunggulan payroll service terletak pada proses QC perhitungan payroll & tax. Temukan perbandingan selengkapnya pada gambar dibawah ini:

 

Setelah refund dari Payroll Software, perusahaan IT ini pilih Payroll Service

Ya. Lebih tepatnya Payroll Service + Software yang disediakan oleh Abhitech. Sehingga tim HR terbebas dari beban administrasi payroll karena yang mengerjakan semuanya adalah tim Abhitech.

Lalu, apabila tim HR ingin melihat sendiri data payroll nya bisa dilihat di software pendukung layanan payroll Abhitech, yaitu ABI Payroll.

 

Mengapa Memakai Service+Software Abhitech?

Perusahaan IT ini mendapat Payroll Service + Software dari Abhitech, bukan hanya Software.

Kalau memakai software, karyawan internal perusahaan belum siap untuk memakai sistemnya. Membutuhkan lebih banyak waktu karena karyawan internal butuh adaptasi untuk memakai software lainnya.

Selain itu, membutuhkan lebih banyak biaya karena butuh hiring/training 1-2 karyawan baru untuk memakai softwarenya.

Sedangkan dengan Abhitech, perusahaan akan di assist dari awal sampai proses berjalan setiap bulan. 

Abhitech langsung turun tangan untuk membantu memperbaiki proses internal hingga eksekusi setiap bulan. Proses ini juga didukung oleh platform Abhitech Business Intelligence (ABI); ABI Payroll.

Melalui Abhitech, perusahaan ini mendapatkan Payroll Service bukan sekedar produk software  yang menghabiskan lebih banyak waktu & biaya.

 

Apa yang membuat Abhitech berbeda dengan yang lain?

  1. Komponen payroll yang bisa di customize per posisi, lokasi kerja, dan lainnya
  2. Tidak ada gajian yang terlambat atau salah, sehingga gajian selalu akurat dan perusahaan bisa fokus menyusun + eksekusi strategi bisnis.
  3. Confidentiality dari perusahaan terus terjaga dengan proses data, akses terbatas, standar ISO 9001 dan payroll yang lebih efisien
  4. Data payroll dan tax tersimpan secara aman dan confidential selamanya (berguna untuk perusahaan yang memerlukan audit di tahun ke 5 berdiri)
  5. Pengalaman tim dan proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia

 

Sudah siap pindah dari Software Payroll ke Layanan Payroll? 

Jika tim HR anda ingin benar-benar terbebas dari pekerjaan administrasi payroll, 

Klik disini untuk konsultasi dengan tim kami

atau

Tanya lebih lanjut service payroll Abhitech

142.5
4/5 - (107 votes)

Related Posts