Bagaimana peran procurement officer dalam mendukung operasional perusahaan? Di balik setiap proses yang dijalankan, terdapat peran penting dalam memastikan bahwa pembelian dilakukan secara tepat, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan.
Seorang manajer pengadaan harus mempunyai pemahaman mengenai kebutuhan perusahaan akan kualitas, harga, dan kuantitas barang maupun jasa. Pekerja juga harus memastikan jika perusahaan membelanjakan uang secara efisien, bijaksana, dan transparan.
Apa Itu Procurement Officer?
Procurement Officer memegang peran sentral dalam memastikan mesin operasional perusahaan berjalan mulus dan efisien. Mereka bukan sekadar “pembeli”, melainkan ahli strategi yang bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan barang dan jasa.
Mulai dari mencari bahan baku, merekrut tenaga ahli, hingga membeli peralatan canggih, tugas mereka mencakup siklus penuh:
- Mencari dan menyeleksi supplier yang kredibel.
- Melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
- Memastikan pesanan tiba tepat waktu sesuai standar yang disepakati.
Pada intinya, Procurement Officer memastikan perusahaan mendapatkan sumber daya yang tepat, di waktu yang tepat, dengan biaya yang paling efektif. Departemen ini biasanya dipimpin oleh seorang Chief Procurement Officer (CPO).
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Procurement Officer
Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab seorang procurement officer? Berikut beberapa tugas dan tanggung jawabnya.
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa
Tugas procurement officer yang pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa.
Departemen ini memiliki tugas menganalisis barang dan jasa apa saja yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Kemudian harus memastikan jika strategi pengadaan barang maupun jasa yang sudah dirancang sesuai anggaran perusahaan.
2. Mencari dan Memilih Supplier yang Tepat
Setelah berhasil melakukan analisis kebutuhan barang dan jasa yang berkaitan dengan kebutuhan operasional perusahaan, maka procurement officer juga perlu mencari dan memilih supplier yang tepat.
Untuk melakukan tugas ini, departemen pengadaan melakukan riset pasar mengenai supplier potensial. Melalui riset pasar yang baik, perusahaan bisa memperoleh supplier terbaik, baik dari segi pelayanan, harga, sampai kualitas barang.
Departemen ini juga perlu mengawasi proses seleksi tender dan supplier mulai dari proses penyusunan dan evaluasi proposal sampai berbagai penawaran dari vendor.
3. Melakukan Negosiasi Harga dan Kontrak
Tak hanya melakukan pencarian supplier, procurement officer juga perlu melakukan negosiasi harga dan kontrak.
Negosiasi yang baik perlu dilakukan supaya perusahaan mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan baik dari segi harga maupun waktu pengiriman.
Setelah menyusun kesepakatan, departemen ini juga perlu menandatangani kontrak pengadaan barang maupun jasa dan memastikan jika isi dokumen kesepakatan lengkap dan benar.
4. Memproses Pembelian Sesuai Kebijakan
Tugas procurement officer selanjutnya adalah memastikan jika proses pembelian berlangsung sesuai dengan kebijakan, standar etika, sampai regulasi hukum yang berlaku.
Selain itu, departemen ini juga perlu mengidentifikasi dan mengelola segala risiko yang berpotensi mengganggu proses pengadaan. Misalnya seperti gangguan pengiriman barang sampai perubahan harga barang.
5. Memastikan Kualitas dan Kuantitas Barang/Jasa
Departemen ini memiliki tugas untuk mengawasi proses pengiriman barang dan jasa dari supplier. Kemudian memastikan jika barang maupun jasa yang dibeli memiliki kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan yang sudah ditetapkan pada kontrak.
6. Mengelola Dokumen dan Administrasi Pengadaan
Tugas lainnya adalah mengelola segala yang berkaitan dengan administrasi pengadaan seperti menyimpan catatan atau nota pembelian. Selain itu, juga mengelola inventaris barang dan jasa yang sudah dibeli.
Procurement officer harus memahami informasi penting mengenai supplier mana yang bertanggung jawab atas waktu pengiriman sampai jenis barang tertentu.
7. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier
Tak hanya mencari, memilih, dan negosiasi dengan supplier, procurement officer juga harus menjaga hubungan baik dengan supplier yang sudah dipilih.
Dengan komunikasi dan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapat kesepakatan terbaik dari supplier. Departemen ini juga perlu melakukan evaluasi secara menyeluruh secara berkala terkait kinerja supplier barang maupun jasa.
Skill Penting yang Harus Dimiliki Procurement Officer
Itulah beberapa tugas dan tanggung jawab dari procurement officer. Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar tersebut, maka procurement officer perlu memiliki kemampuan terkait yang baik. Berikut beberapa skill yang harus dimiliki procurement officer:
1. Kemampuan Negosiasi
Pertama, seorang procurement officer harus memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Hal ini bertujuan supaya proses negosiasi antara perusahaan dengan supplier bisa berjalan dengan baik.
Dengan kemampuan bernegosiasi yang baik, perusahaan bisa memperoleh kesepakatan yang menguntungkan baik dari segi harga maupun kualitas.
2. Pemahaman Mendalam tentang Pasar dan Supplier
Kemampuan berikutnya adalah memahami pasar dan tren pasar dengan mendalam. Dengan pemahaman pasar yang baik, perusahaan bisa mendapatkan supplier barang dan jasa dengan harga kompetitif namun kualitas terbaik.
3. Keterampilan Analisis dan Pengambilan Keputusan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, seorang procurement officer memiliki tugas untuk menganalisis pasar, kebutuhan barang dan jasa perusahaan, pembuatan kontrak, dan menganalisis risiko pembelian.
Oleh karena itu penting bagi divisi ini untuk memiliki kemampuan analisis dan pengambilan keputusan yang baik. Dengan skill ini, keputusan pengadaan yang diambil bisa lebih efisien.
4. Komunikasi yang Efektif
Selain kemampuan negosiasi yang baik, seorang procurement officer juga perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Kemampuan ini diperlukan untuk menjaga hubungan dan komunikasi yang baik dengan vendor.
Cara Merekrut Procurement Officer
Anda ingin melakukan perekrutan untuk jabatan procurement officer? Maka Anda bisa melakukan cara berikut ini.
1. Tentukan Kriteria dan Kualifikasi yang Jelas
Proses perekrutan procurement officer bisa dilakukan dengan menentukan kriteria dan kualifikasi yang jelas. Mulai dari background pendidikan, skill khusus yang harus dimiliki seperti kemampuan bernegosiasi, pemahaman tentang tren pasar, dan lainnya.
2. Lakukan Seleksi Berbasis Kompetensi
Setelah menentukan kriteria dan kualifikasi, Anda bisa menyusun deskripsi pekerjaan dengan mencantumkan kriteria dan kualifikasi yang dibutuhkan. Anda bisa memilih kandidat yang memiliki kompetensi dan kualifikasi sesuai yang sudah ditentukan.
Anda bisa melakukan seleksi dengan menggunakan berbagai metode mulai dari tes kompetensi sampai asesmen khusus seperti studi kasus, dan lainnya.
3. Verifikasi Pengalaman dan Referensi Kandidat
Kemudian Anda bisa verifikasi pengalaman dan referensi kandidat yang sesuai dengan kualifikasi melalui proses wawancara. Pada proses ini Anda bisa menggali kompetensi dan pengalaman kerja kandidat secara langsung.
4. Gunakan Jasa Rekrutmen yang Tepat
Terakhir, jangan lupa untuk menggunakan jasa rekrutmen yang tepat. Apabila Anda menggunakan jasa rekrutmen untuk mencari dan menyeleksi kandidat, maka pilihlah jasa rekrutmen yang tepat.
Dengan memakai jasa rekrutmen yang tepat, perusahaan bisa memperoleh kandidat terbaik dan memiliki kompetensi sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.
Solusi Rekrutmen Efektif dari Abhitech untuk Bisnis Anda
Bagi Anda yang sedang mencari dan menyeleksi posisi procurement officer untuk bisnis Anda, maka Abhitech adalah solusi yang tepat. Abhitech akan membantu proses rekrutmen talenta terbaik secara tepat dan cepat.
Bagi Anda yang tertarik menggunakan jasa rekrutmen Abhitech, jangan ragu untuk hubungi kami. Anda juga bisa membaca artikel mengenai rekrutmen lainnya di laman blog Abhitech.
Jadi, procurement officer adalah divisi yang bertugas menangani pengadaan barang dan jasa pada organisasi. Procurement officer kompeten sangat diperlukan demi tercapainya tujuan bisnis yang sudah ditetapkan.
