Rasio HR terhadap karyawan (HR to employee ratio) merupakan acuan penting untuk memastikan jumlah tim HR sesuai dengan kebutuhan operasional dan pertumbuhan bisnis perusahaan.
Rasio ini membantu manajemen menilai apakah kapasitas HR sudah ideal, berlebihan, atau masih kurang.
Pemahaman mengenai rasio HR terhadap karyawan, cara menghitungnya, serta faktor yang memengaruhinya akan membantu perusahaan menjaga efisiensi pengelolaan SDM di berbagai skala bisnis.
Apa itu HR to Employee Ratio?
HR to employee ratio atau rasio HR terhadap karyawan adalah perbandingan jumlah staf HR dengan total karyawan pada suatu perusahaan. Rasio ini biasanya dinyatakan dalam persentase atau jumlah HR per 100 karyawan.
Fungsi utama rasio ini adalah:
- Menjadi acuan perencanaan kebutuhan tim HR.
- Mengukur efisiensi layanan HR.
- Menentukan waktu yang tepat untuk menambah atau menyesuaikan jumlah HR.
Rasio yang terlalu tinggi dapat mengindikasikan inefisiensi atau kelebihan sumber daya, sementara rasio yang terlalu rendah dapat mencerminkan operasional yang ramping.
Namun, rasio yang terlalu rendah juga berisiko menyebabkan kekurangan sumber daya HR, meningkatkan beban kerja, serta memunculkan potensi celah dalam dukungan terhadap karyawan.
Cara Hitung HR to Employee Ratio
Perhitungan ini akan membantu management untuk menentukan apakah HR saat ini berada dalam kisaran rata-rata atau apakah harus mempertimbangkan untuk merombak tim HR saat ini.
Untuk mendapatkan rasio SDM terhadap karyawan bisnis Anda, Anda memerlukan data berikut:
- Jumlah HR di perusahaan. Sertakan hanya posisi setara full-time;
- Jumlah total karyawan. Di sini juga, hanya posisi full-time yang dihitung.
Anda kemudian hanya perlu mengikuti rumus sederhana ini untuk mendapatkan proporsi HR dibandingkan dengan jumlah total karyawan:
Rasio HR terhadap Karyawan = (Jumlah HR : Total Karyawan Full-time) x 100%
Contoh:
Perusahaan yang sedang bertumbuh cepat memiliki total 2.045 karyawan, dengan rincian 1.860 karyawan full-time.
Direktur HR memperhatikan banyaknya tekanan pada HR yang berakibat banyaknya load pekerjaan, melebihi kapasitas personil HR yang ada.
Tim HR saat ini terdiri dari 35 orang, 32 diantaranya adalah karyawan full-time dan Direktur ingin mengajukan lebih banyak budget rekrutmen HR.
Sebelum memutuskan untuk rekrut HR tambahan, ia menghitung rasio HR terhadap karyawan saat ini:
HR = 32 orang
Karyawan = 1.860 orang
Rasio HR terhadap Karyawan = (32 : 1.860) x 100%
Rasio HR terhadap Karyawan = 1.7%
Rasio 1,7% merupakan nilai di bawah rasio benchmark untuk perusahaan dengan ukuran yang sama. Sehingga berdasarkan data, Direktur dapat menambah personel HR.
Namun, ada banyak pertimbangan lain dalam menentukan rasio SDM terhadap staf yang optimal.
Benchmark HR to Employee Ratio
Jumlah HR yang ideal sangat bergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan. Berdasarkan berbagai studi benchmarking SDM, termasuk dari lembaga profesional HR, gambaran umum rasio HR adalah sebagai berikut:
- Perusahaan kecil: rasio HR cenderung lebih tinggi karena keterbatasan otomatisasi
- Perusahaan menengah: rasio mulai menurun seiring pembagian peran yang lebih jelas
- Perusahaan besar: rasio lebih rendah karena dukungan teknologi dan spesialisasi fungsi HR
Rasio HR yang lebih tinggi atau lebih rendah dari rata-rata tidak selalu berarti buruk, selama kebutuhan bisnis tetap terpenuhi dan pertumbuhan perusahaan tidak terhambat.
Seberapa Banyak Seharusnya Tim HR Anda?
Jumlah tim HR bergantung pada ukuran perusahaan dan berbagai faktor pendukung lainnya.
Berdasarkan studi Human Capital Benchmarking oleh Society for Human Resource Management (SHRM), rasio HR terhadap karyawan dapat menjadi acuan awal dalam menilai kecukupan tim HR.
Rasio HR yang berada di atas atau di bawah rata-rata tidak selalu menunjukkan masalah, selama kebutuhan manajemen terpenuhi dan pertumbuhan bisnis tidak terhambat.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menilai nilai dan kontribusi tim HR, serta mempertimbangkan opsi seperti outsourcing atau HR managed service untuk menjaga rasio HR tetap efisien.
Perusahaan juga dapat menyederhanakan pekerjaan tim HR dengan menggunakan layanan People Management dari Abhitech yang akan memusatkan semua informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan Anda.
Faktor yang Mempengaruhi HR to Employee Ratio
Tidak ada satu angka HR to employee ratio yang berlaku untuk semua perusahaan. Beberapa faktor yang memengaruhi rasio HR antara lain:
- Teknologi yang digunakan (HRIS, payroll otomatis, sistem rekrutmen).
- Peran HR (administratif vs strategis).
- Anggaran dan kebijakan pengendalian biaya.
- Industri perusahaan.
- Ukuran dan tingkat pertumbuhan perusahaan.
- Keberadaan serikat pekerja dan perjanjian kerja bersama.
Apakah Perusahaan Kecil dan Menengah Membutuhkan HR?
Terlepas dari ukurannya, HR merupakan fungsi penting dalam perusahaan. Jika karyawan adalah penggerak utama bisnis, maka HR berperan menjaga agar sistem kerja, kepatuhan, dan pengembangan SDM berjalan dengan baik.
Pada usaha kecil dan menengah, tantangan SDM yang sering muncul meliputi:
- Rekrutmen dan seleksi karyawan.
- Pelatihan dan pengembangan.
- Pengelolaan gaji, kompensasi, dan tunjangan.
- Hubungan industrial dan kepatuhan ketenagakerjaan.
- Kesehatan dan keselamatan kerja.
Kelola Rasio HR dan Proses SDM Lebih Efisien dengan Abhitech
Menjaga HR to employee ratio terhadap karyawan yang optimal membutuhkan pengelolaan sumber daya manusia yang terstruktur, efisien, dan selaras dengan kebutuhan bisnis serta regulasi ketenagakerjaan.
Melalui People Mangement, Abhitech membantu perusahaan menyederhanakan proses administrasi SDM, mulai dari payroll, people management, hingga manpower outsourcing.
Dengan dukungan konsultan profesional, perusahaan dapat mengurangi beban kerja HR internal sekaligus memastikan proses SDM berjalan lebih tertib dan patuh terhadap peraturan yang berlaku.
Dapatkan informasi lebih lanjut melalui blog Abhitech atau hubungi tim kami untuk berdiskusi dengan ahli sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Frequently Asked Questions (FAQ) tentang HR to Employee Ratio
1. Berapa HR to employee ratio terhadap karyawan yang ideal?
Rasio HR terhadap karyawan yang ideal umumnya berada di kisaran 2-3 staf HR untuk setiap 100 karyawan full-time. Namun, angka ini dapat berbeda tergantung ukuran perusahaan, industri, dan tingkat otomatisasi proses HR.
2. Bagaimana cara menghitung rasio HR terhadap karyawan?
Rasio HR terhadap karyawan dihitung dengan membagi jumlah staf HR full-time dengan total karyawan full-time, kemudian dikalikan 100 persen.
3. Apakah rasio HR yang tinggi selalu berarti tidak efisien?
Tidak selalu. Rasio HR yang tinggi bisa disebabkan oleh kompleksitas operasional, regulasi ketenagakerjaan yang ketat, atau kebutuhan layanan karyawan yang lebih intensif. Efisiensi tetap perlu dilihat dari nilai dan kontribusi HR terhadap bisnis.
