Surat paklaring, atau sering disebut juga surat keterangan pengalaman kerja, adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mantan karyawannya. Surat ini berisi informasi mengenai masa kerja, posisi yang pernah dijabat, dan kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.  

Sebagai dokumen legal, paklaring sering menjadi syarat dalam berbagai proses administratif, seperti melamar pekerjaan baru, mengajukan klaim asuransi, atau bahkan mengurus persyaratan visa kerja di luar negeri. 

Artikel ini akan membahas definisi dan elemen utamanya.

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan kepada mantan karyawannya sebagai bentuk pengakuan atas masa kerja, kontribusi, dan hubungan profesional yang telah dijalani. 

Paklaring biasanya diberikan setelah karyawan menyelesaikan masa kerjanya, baik karena kontraknya berakhir, pengunduran diri, ataupun pemutusan hubungan kerja.

Berikut adalah elemen-elemen penting yang harus ada dalam surat paklaring:

  • Identitas perusahaan 
  • Data karyawan 
  • Durasi masa kerja
  • Deskripsi pekerjaan 
  • Pernyataan kinerja dan etika
  • Tanda tangan dan stempel resmi

Dengan elemen-elemen tersebut, paklaring tidak hanya berfungsi sebagai formalitas, tetapi juga menjadi alat penting untuk membantu karyawan menunjukkan pengalaman dan kompetensinya di dunia kerja.

15 Contoh Surat Paklaring yang Baik dan Benar

Contoh-Surat-Paklaring

Agar Anda punya referensi yang tepat, berikut beberapa contoh surat paklaring dari berbagai bidang pekerjaan. Mulai dari profesi akuntan, customer service, hingga data analyst, semuanya disusun dengan format yang profesional dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 

Simak contoh-contohnya di sini.

Fungsi Surat Paklaring dalam Dunia Kerja

Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari paklaring:

  • Sebagai Bukti Pengalaman Kerja

Salah satu fungsi utama paklaring adalah sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja di sebuah perusahaan. 

Surat ini memuat informasi tentang periode kerja, jabatan, dan deskripsi pekerjaan yang telah dijalani. 

  • Meningkatkan Kepercayaan pada Calon Karyawan

Paklaring juga berfungsi untuk meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan dari pihak perekrut atau perusahaan baru. 

Temukan artikel menarik seputar People Management Abhitech!
Lihat Artikel Lain

Surat ini dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang karakter dan kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan sebelumnya. 

  • Kebutuhan Administratif dan Hukum

Paklaring juga berfungsi dalam memenuhi kebutuhan administratif dan hukum. Dalam beberapa kasus, paklaring diperlukan untuk kepentingan administratif seperti pengajuan pinjaman, perizinan, atau keperluan administrasi lainnya yang membutuhkan bukti legal tentang masa kerja seseorang. 

Kapan Surat Paklaring Dibutuhkan oleh Karyawan dan Perusahaan?

Surat paklaring dibutuhkan saat karyawan keluar dari perusahaan, baik karena resign maupun PHK. Dokumen ini menjadi bukti pengalaman kerja dan biasanya digunakan untuk:

  • Melamar pekerjaan baru
    Paklaring jadi referensi resmi bagi HR saat menilai riwayat kerja kandidat.
  • Pengajuan kredit atau pembiayaan
    Bank atau lembaga keuangan sering meminta paklaring sebagai bukti status pekerjaan saat mengajukan KPR, kredit kendaraan, atau pinjaman usaha.

Bagi perusahaan, pemberian paklaring adalah bagian dari kewajiban administratif saat karyawan selesai masa kerjanya.

Konsekuensi Jika Perusahaan Tidak Memberikan Surat Paklaring

Secara hukum, perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja (paklaring) kepada karyawan yang masa kerjanya telah berakhir.

Kewajiban ini ditekankan dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan diperkuat melalui UU Cipta Kerja No. 11 Tahun 2020, di mana hak atas dokumen administrasi pasca kerja termasuk bagian dari perlindungan terhadap pekerja.

Jika perusahaan menolak memberikan paklaring, karyawan berhak:

  1. Mengajukan pengaduan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat;
  2. Meminta mediasi atau penyelesaian sengketa melalui jalur ketenagakerjaan;
  3. Melibatkan pihak hukum jika perlu, karena penolakan ini bisa dianggap sebagai bentuk pelanggaran hak pekerja.

Cara Membuat Surat Paklaring Kerja

Proses Pembuatan Surat Paklaring Kerja yang Efektif dan Tepat - Abhitech

Berikut adalah beberapa langkah dan faktor penting dalam pembuatan paklaring yang benar:

  • Langkah-Langkah Pembuatan Paklaring

Langkah pertama dalam pembuatan paklaring adalah mengumpulkan data yang diperlukan. Ini termasuk nama lengkap karyawan, jabatan, masa kerja, gaji terakhir (jika relevan), serta alasan karyawan meninggalkan perusahaan, apakah karena mengundurkan diri atau PHK. 

Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menulis paklaring. Surat ini harus menggunakan bahasa formal dan jelas. 

Struktur dasar paklaring umumnya mencakup pembukuan masa kerja, isi surat yang mencantumkan masa kerja, dan penutupan yang menyatakan harapan baik untuk karyawan.

Setelah paklaring selesai dibuat, langkah terakhir adalah menyerahkan surat tersebut kepada karyawan yang bersangkutan. 

Biasanya, surat ini disampaikan langsung atau melalui pos, tergantung kebijakan perusahaan.

  • Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pembuatan Paklaring

Dalam pembuatan surat paklaring, beberapa faktor penting harus diperhatikan untuk memastikan surat tersebut sah dan sesuai dengan tujuan. 

Berikut adalah faktor – faktor yang perlu diperhatikan dalam pembuatan paklaring:

  • Keakuratan data 
  • Kesesuaian format 
  • Bahasa yang tepat 

  • Pentingnya Keakuratan dalam Penulisan Paklaring

Keakuratan dalam penulisan paklaring sangatlah penting, baik untuk perusahaan maupun karyawan. 

Tingkatkan Kinerja HR dengan Manajemen Data yang Efisien dan Bersertifikat
Hubungi Abhitech

Kesalahan dalam penulisan informasi dasar seperti tanggal masuk, jabatan, atau masa kerja dapat mempengaruhi keabsahan surat tersebut di kemudian hari. Sebagai informasi tambahan, Anda juga bisa mempelajari Contoh Surat Keterangan Kerja.

Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Paklaring dengan Layanan People Management dari Abhitech

Pengelolaan surat paklaring yang efisien membutuhkan sistem yang terorganisir dengan baik, dan ini menjadi salah satu tantangan bagi banyak perusahaan, terutama dalam mengelola data karyawan yang terus berkembang. 

Untuk mempermudah proses administrasi seperti pembuatan paklaring, perusahaan dapat memanfaatkan layanan People Management dari Abhitech. 

Layanan ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan secara efektif dan efisien, memastikan setiap informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah. 

Anda bisa menghubungi kami melalui kontak untuk konsultasi lebih lanjut terkait layanan ini. Baca juga artikel  Professional Emploter Organization Solusi HR yang Efektif.