Dalam proses rekrutmen, kejujuran kandidat sering kali dipertanyakan. Riwayat kerja yang dilebih-lebihkan atau data yang tidak sesuai dapat merugikan perusahaan. Karena itu, background check karyawan menjadi langkah penting untuk memastikan validitas informasi pelamar.
Berbagai bentuk pemeriksaan bisa dilakukan, mulai dari riwayat kriminal, pendidikan, pengalaman kerja, hingga referensi. Tujuannya jelas: membantu perusahaan menemukan kandidat terbaik sekaligus meminimalkan risiko di kemudian hari.
Lalu, apa saja yang termasuk dalam background check, dan bagaimana manfaatnya bagi proses rekrutmen perusahaan Anda? Mari kita bahas lebih lanjut.
Apa itu Background Check Karyawan?
Background check karyawan adalah proses verifikasi latar belakang calon pekerja, mencakup riwayat kerja, kondisi keuangan, perilaku, hingga rekam jejak media sosial.
Proses ini juga membantu perusahaan mengetahui kebutuhan khusus kandidat, seperti dukungan kesehatan mental atau rehabilitasi, serta menempatkan mereka pada posisi yang tepat.
Rata-rata, background check memakan waktu 1–10 hari, bergantung pada jenis pekerjaan dan tingkat tanggung jawab posisi.
Tujuan Background Check Karyawan
Background check karyawan tidak hanya sekadar memverifikasi data pelamar, tetapi juga memastikan perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat. Tujuannya antara lain:
1. Menjamin keselamatan operasional perusahaan
Dengan memeriksa catatan kriminal atau perilaku bermasalah, perusahaan bisa mengurangi risiko yang dapat membahayakan lingkungan kerja.
2. Memastikan keaslian data pelamar
Riwayat pekerjaan, pendidikan, hingga referensi diverifikasi agar perusahaan tidak tertipu dengan informasi palsu.
3. Meningkatkan kualitas rekrutmen
Background check membantu HR memilih kandidat yang benar-benar kompeten dan sesuai dengan kebutuhan posisi.
4. Melindungi reputasi perusahaan
Karyawan yang tidak jujur dapat merugikan citra perusahaan. Dengan verifikasi, risiko reputasi buruk bisa ditekan.
5. Menempatkan karyawan pada posisi yang tepat
Hasil pemeriksaan bisa menjadi bahan pertimbangan untuk menempatkan karyawan pada posisi yang membutuhkan kepercayaan tinggi.
Manfaat Background Check Karyawan
Background check bukan hanya untuk menghindari fraud, tapi juga membantu perusahaan mencegah risiko seperti money laundering, penipuan, hingga tingginya turnover. Berikut manfaat diantaranya.
1. Mengurangi Risiko Salah Rekrut Karyawan
Verifikasi riwayat pekerjaan memastikan data kandidat sesuai kenyataan. Ini membantu menilai integritas dan menghindari karyawan yang tidak cocok atau berpotensi curang.
2. Menghemat Biaya
Kesalahan dalam merekrut bisa membuat perusahaan harus mengulang proses hiring dan training yang mahal. Dengan background check, keputusan lebih tepat dan efisien.
3. Mendapatkan Kandidat Terbaik
Pemeriksaan latar belakang membantu menemukan kandidat yang transparan dan tidak melebih-lebihkan kemampuan atau pengalaman.
4. Keamanan & Produktivitas
Selain mencegah penipuan, background check juga melindungi data perusahaan, memperkuat sistem pertahanan, dan mendukung produktivitas kerja.
Apakah Background Check Sah di Indonesia?
Tidak ada persyaratan hukum atau peraturan yang secara spesifik mengatur hal ini. Sebaliknya, sekarang ada undang-undang untuk melindungi penyimpanan data karyawan juga. Data ini mungkin termasuk:
- Catatan kriminal
- Catatan sekolah
- Catatan ketenagakerjaan
- Informasi keuangan
7 Bentuk Background Check Karyawan
Setiap perusahaan perlu memastikan kandidat yang direkrut benar-benar sesuai dan dapat dipercaya. Untuk itu, ada beberapa jenis background check karyawan yang umum dilakukan sebagai bagian dari proses rekrutmen.
1. Employment History & Performance Check
Salah satu background check yang paling mendasar adalah riwayat pekerjaan. Verifikasi riwayat pekerjaan dapat memastikan bahwa pengalaman kerja yang ditunjukkan oleh kandidat, seperti jabatan, tanggal, kinerja, dan kualifikasi, adalah sah.
2. Pemeriksaan Catatan Sipil & Catatan Pidana
Setiap perusahaan tentu menginginkan karyawan berkualitas tanpa catatan kriminal.
Oleh karena itu pemeriksaan catatan sipil atau catatan kriminal merupakan salah satu dari sekian banyak pemeriksaan penting yang harus diperhatikan.
Meskipun tindakan ini mutlak diperlukan, mendapatkan informasi dari catatan pengadilan cenderung lebih sulit, kecuali jika perusahaan Anda bekerja sama dengan layanan outsourcing yang menyediakan layanan background check, seperti Abhitech.
3. Pemeriksaan Pendidikan
Kerusakan dan kerumitan yang ditimbulkan oleh histori pendidikan palsu seorang karyawan sangatlah besar.
Pemeriksaan pendidikan memverifikasi universitas kandidat, gelar, mata pelajaran yang mereka ambil, hasil seperti IPK, dan kualifikasi lain yang telah mereka nyatakan di CV mereka.
Untuk industri yang membutuhkan keterampilan khusus seperti medis, farmasi, teknik, dll, pemeriksaan pendidikan sangat penting.
4. Kontak & Tempat Tinggal
Nomor kontak dan cek tempat tinggal sangat penting dan juga akan disertakan dalam pemeriksaan latar belakang.
Layanan outsourcing seperti Abhitech akan memverifikasi seluruh kandidat kami dengan memeriksa nomor kontak dan alamat yang diberikan oleh kandidat adalah valid.
Ini mungkin tampak seperti langkah kecil tetapi nomor telepon dan/atau alamat yang tidak valid juga dapat mengindikasikan bahwa kandidat sedang dalam masalah keuangan. Jika tidak, bisa berarti kandidat tersebut tidak jujur dan menyembunyikan sesuatu.
5. Laporan kredit
Laporan kredit sangat jarang diperiksa selama proses rekrutmen karyawan di Indonesia.
Misalkan perusahaan perlu menyaring kartu kredit karyawan. Dalam hal ini, perusahaan dapat meminta bantuan lembaga keuangan tertentu untuk mendapatkan perincian riwayat kredit karyawan dari Bank Indonesia, bank sentral.
6. Kehidupan sosial
Perusahaan juga dapat memverifikasi informasi karyawan di media sosial. Bisnis tidak dibatasi untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi tentang riwayat pencarian dan situs jejaring sosial.
Namun, perusahaan tidak dapat mengakses informasi pribadi apa pun.
Selain itu, perusahaan juga dapat mengumpulkan dan memverifikasi informasi tentang pandangan politik dan keanggotaan serikat pekerja. Namun, pemberi kerja tidak dapat menggunakan ini untuk mendiskriminasi karyawan atau penawaran apa pun yang diberikan kepada karyawan.
7. Pemeriksaan kesehatan
Menurut Pasal 8 UU Keselamatan Kerja, pengusaha dapat mewajibkan pekerjanya untuk menjalani pemeriksaan fisik dan skrining. Pekerjaan mereka dapat tergantung pada pemeriksaan ini.
Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan pemeriksaan alkohol dan obat-obatan selama proses pemeriksaan latar belakang mereka di Indonesia. Namun, tes ini hanya diperbolehkan untuk sejumlah keadaan yang mengharuskan karyawan bekerja dengan obat-obatan dan alkohol. Selain itu, tes ini juga memerlukan persetujuan tertulis dari karyawan.
Cara Melakukan Background Check Karyawan
Melakukan background check karyawan tidak bisa asal-asalan. Perusahaan perlu memastikan setiap langkah dilakukan secara profesional, legal, dan relevan dengan posisi yang dilamar. Berikut caranya:
- Minta Persetujuan Kandidat
Transparansi penting. Kandidat harus tahu dan menyetujui bahwa datanya akan diperiksa. - Verifikasi Identitas dan Dokumen
Periksa KTP, ijazah, sertifikat, hingga dokumen pengalaman kerja untuk memastikan keasliannya. - Konfirmasi Riwayat Pekerjaan
Hubungi perusahaan sebelumnya untuk memastikan posisi, durasi kerja, serta tanggung jawab kandidat sesuai dengan yang tercantum di CV. - Validasi Pendidikan
Pastikan ijazah atau sertifikat benar-benar dikeluarkan oleh institusi resmi. - Cek Catatan Kriminal dan Hukum
Lakukan pengecekan bila relevan dengan posisi, terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan integritas tinggi. - Evaluasi Keuangan dan Tes Tambahan
Untuk posisi terkait keuangan, cek riwayat kredit. Tambahkan tes narkoba atau kesehatan jika diperlukan. - Review Media Sosial & Referensi
Jejak digital bisa memberikan gambaran karakter. Hubungi juga referensi untuk memastikan integritas kandidat.
Kesimpulan
Kandidat baru bisa menjadi aset berharga atau justru risiko besar bagi perusahaan. Karena itu, background check karyawan penting dilakukan sebagai bagian dari proses rekrutmen yang lebih aman dan efektif.
Melalui layanan Manpower Outsourcing Abhitech, perusahaan dapat memverifikasi riwayat pekerjaan, pendidikan, hingga rekam jejak kandidat. Dengan informasi yang akurat, bisnis Anda bisa mencegah penipuan, mengurangi risiko salah rekrut, dan menjaga reputasi tetap terjaga.
Ingin tahu lebih banyak panduan tentang screening karyawan? Kunjungi blog Abhitech untuk insight terbaru atau hubungi kami langsung agar tim kami dapat membantu membangun proses rekrutmen yang tepat bagi perusahaan Anda.
